Sie sollten alle überflüssigen Produktarten löschen, nötige Produktarten anlegen und vorhandene überarbeiten (je Basis-Provisionssatz sowie je Auswertungskriterium eine Produktart). Dabei geben Sie je Produktart an:
Druckname (wenn ein anderer Leistungsträger als der eigentliche Veranstalter auf die Rechnung gedruckt werden soll; z.B. beim Consolidator: Veranstalter = Consolidator, Produktart = Name der Airline. Das hat den Vorteil, daß der Kunde nicht merkt, daß Sie das Ticket woanders gekauft haben, und außerdem können Sie den Airlineumsatz später selektieren. In diesen Fällen ist es auch wichtig, daß der Expedient erkennt, daß es sich um eine gekaufte Leistung handelt und nicht die Airline als Leistungsträger einträgt, sondern den Consolidator. Bleibt der Druckname leer, wird automatisch der Name des Veranstalters angedruckt.
Angepaßter Mehrwertsteuersatz (16% bzw. 0% bei internationalem Flug & Versicherung) sowie inkl. oder zzgl.
Bevorzugte Leistungsart - diese Leistungsart wird dann später bei der Leistungserfassung direkt im Vorgang vorgeschlagen, kann jedoch bei Abweichungen vom Standard überschrieben werden.
Basisprovisionssatz, der in der Buchhaltung vorgeschlagen wird.
Bei den vorhandenen Produktarten sollten Steuersatz sowie ein korrekter Provisionssatz (anhand der Agenturverträge) eingebessert werden.
Bestehende Produktarten eines Veranstalters, die in den Vorgängen verwendet werden, können nicht mehr gelöscht werden. Mit dem Feld <ausblenden> kann man nicht mehr benötigte Produktarten ein- / ausblenden, so daß sie ggf. bei der Vorgangserfassung nicht sichtbar, aber dennoch in bestehenden Vorgängen vorhanden und für Selektionen zugänglich sind. Nötig ist ein Eintrag in den Anwendungsgrundlagen: <Leistungen – Einstellungen – VA-Produktarten ausblenden>.
Zum Einrichten der Veranstalterkonten können Sie den Button <Vorschlag> verwenden, sollten aber ggf. noch mit Ihrer Buchhaltung Rücksprache halten.
In den Parametern kann die Frist, bis zu der eine Option kostenlos stornierbar ist, eingetragen werden. Das Feld <Inkasso> bewirkt die Voreinstellung der Inkassoform im Vorgang, die jedoch noch immer von Fall zu Fall individuell vom Expedienten geändert werden kann. Bei Veranstaltern wie Hotels oder Mietwagenunternehmen sowie z.B. TUI, TOC, TJAE können Sie also von vornherein <Inkasso Veranstalter> einstellen.
Die <Zahlungsweise> hat keine direkte Auswirkung auf die Finanzbuchhaltung. Allerdings ist es dennoch wichtig, die Zahlungsweise korrekt einzustellen um grob zu wissen, z.B. wieviele Lastschriften in den nächsten Tagen erwartet werden, und um rechtzeitige Maßnahmen zur Liquiditätsverbesserung treffen zu können.
Unter <Reisestatus> können Sie die Nummer der in <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Vorgang 2> hinterlegten <Reisestatusfelder> eintragen. Bei jeder Buchung dieses Veranstalters wird demnach in der Reiseanmeldung unter <Beträge/Infos> automatisch die Klickbox in diesem Feld gesetzt. Nach dieser Klickbox können Sie später unter <Listen - Buchungen> selektieren, um z. B. Ihr Mailing einer Zielgruppe zuzuordnen.
Unter <Veranstalter-Anzahlung> und <Veranstalter-Restzahlung> können Sie Zahlungsziele des Veranstalters hinterlegen. Diese laufen nach Erledigung der Rechnungskontrolle in der <VA-Abrechnung> in die <Zahlungskontrolle> und können von dort aus verwaltet werden. Zumeist wird diese Funktion in Deutschland aber wenig genutzt, da im Regelfall die Lastschriftvereinbarung zwischen dem Veranstalter und dem Reisebüro besteht.
Unter <Notizen> können Sie individuelle, interne Notizen zu diesem Veranstalter hinterlegen.
Veranstalterleistungen, die Sie nicht einzeln über die Veranstalterabrechnung, sondern summarisch anhand separater Verbuchungsschritte verbuchen, werden nicht mehr in der Veranstalterabrechnung gezeigt, wenn Sie unter <Basisdaten – Veranstalter – Parameter> das Feld <Keine VA-Abrechnung> aktivieren. Bitte beachten Sie aber, daß Sie zur Aktivierung der separaten Verbuchungsschritte auch die Verbuchungstabelle 2 in <Basisdaten – Veranstalter – Konten> aktiviert haben müssen!
Wie kann man einstellen, daß die Bezahlung von Flug- und Bahntickets immer sofort fällig ist in Jack?
Sie richten sich ein separates Zahlungsziel in Jack® ein unter <Datei – Parameter – Parameter Kunden – Termine>. Geben Sie dem Zahlungsziel einen Namen (z.B. “VA sofort”), setzen dabei die Anzahlung auf Null, bei Restzahlung stellen Sie ein <Buchung> sowie <0>. Damit müßte keine Anzahlung verlangt werden, sondern eine Restzahlung sofort bei Buchung. Gehen Sie auf <Hinzu> und speichern Sie mit <OK>.
Danach gehen Sie in <Basisdaten – Veranstalter>. Suchen Sie sich Ihren IATA- bzw. DB-Veranstalter, gehen dann auf <Produktarten>. Klicken Sie nacheinander jede einzelne Produktart an und wählen Sie aus <Zahlungsziele Kunden> das zuvor eingerichtete Zahlungsziel. Klicken Sie auf <Ändern>, um die Produktart so neu zu speichern, und machen das gleiche mit der nächsten Produktart, bis Sie alle durch sind.
Vergessen Sie nicht, dann den geänderten Veranstalter mit <OK> zu speichern! Anschließend sollte sich Jack® zu jeden Leistungen dieser Veranstalter in der Reiseanmeldung das solchermaßen definierte Zahlungsziel ziehen und nämlich den Leistungspreis für diese Leistungen auf sofort fällig setzen.
<Basisdaten - Mitarbeiter>
Jeder Mitarbeiter muß mit einem individuellen Kürzel angelegt werden. Unter <Datei – Paßwort> kann er sich dann sein eigenes Paßwort definieren und durch den Supervisor Paßwortrechte erhalten.
Haben Sie die Mitarbeiter in Gruppen unterteilt (z.B. alle Counter-Mitarbeiter erhalten die Gruppe 3, alle FiBu-Mitarbeiter erhalten die Gruppe 1, alle FiDi-Mitarbeiter erhalten Gruppe 2 usw.) kann der Zugriff auf bestimmte Zahlungsarten sowie Standardein-/Auszahlungen (unter <Datei – Parameter – Parameter Jack – Zahlungen / Ein-/Auszahlungen>) gesteuert / eingeschränkt werden, und zwar für jeden Mitarbeiter einzeln. Dabei ist zu beachten, daß die Gruppe <0>, die in <Parameter Jack - Zahlungen / Ein-/Auszahlungen> die “allgemeine” Gruppe darstellt. Mitarbeiter einer anderen Gruppe erhalten “besondere” Zahlungs- sowie Ein-/Auszahlungsmöglichkeiten. Diese gesonderten Zahlungsrechte, wie z.B. Bank etc. müssen speziell für diese Gruppe eingerichtet werden. Generell können die Mitarbeiter anderer Gruppen immer auf die Zahlungs- sowie Ein- /Auszahlungsrechte der Gruppe <0> zugreifen.
Arbeiten Sie mit der VERK-Schnittstelle und gleichzeitig mit Mitarbeiterkassen, sollten Sie darauf achten, schon in den Basisdaten der Mitarbeiter jedem eine eigene Gruppe und eine eigene Kasse zuzuteilen. Wir empfehlen die Vergabe von Gruppennummern, die mit der Konto-Endnummer korrespondieren (z.B. Gruppe 8 für den Mitarbeiter mit dem Kassenkonto 1008). Anschließend müssen Sie die entsprechende Zahlungsart auch unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen> definieren, indem Sie je Gruppe die entsprechende Zahlungsart anlegen. Nur so werden die Kassenzettel, die ein bestimmter Mitarbeiter über VERK ausgedruckt hat, auch seiner Kasse korrekt zugeordnet. Bitte beachten Sie außerdem, daß unter <Basisdaten - Mitarbeiter> im Feld <Nr.> die numerische Expedientenummer eingetragen werden muß, die auf den VERK-Belegen ausgedruckt wird (z.B. 0016 für den Mitarbeiter 0016). Anhand dieser Nummer erfolgt später bei der Übernahme der VERK-Daten die Zuordnung zu den einzelnen Mitarbeiterkassen.
In den Mitarbeiterbasisdaten kann man im Feld <Paßwortprofil> ein Mitarbeiterkürzel eintragen, so daß dem aktuellen Mitarbeiter das Paßwortprofil des hier eingetragenen Mitarbeiters zugeteilt wird. Wird mit Mitarbeiterkassen und der VERK-Schnittstelle gearbeitet, sollte hier auch der Belegnummernkreis des dem Mitarbeiter zugeordneten Kassenkontos eingetragen werden.
Bei jedem Mitarbeiter können sehr spezielle Einstellungen gemacht werden. Hinter <Profil> verbirgt sich nicht nur die Scroll-Rate der Maus, sondern auch, ob der Mitarbeiter für Kreditkartengutschriften in der Jack Kundenzahlung freigegeben ist.
Es kann weiterhin eingestellt werden, daß beim Kopieren eines Vorgangs über das Kontextmenü statt des eingeloggten Mitarbeiters der ursprüngliche Mitarbeiter übernommen werden soll und welcher Pfad für die Dokumente der Jack Textverarbeitung verwendet werden soll (Higheditdokumente).
Nicht nur die Emailadresse des Mitarbeiters, sondern auch sein Kassenkonto, Paßwortprofil und Netzwerk-Login können von vornherein angelegt werden. Des weiteren können Sie aktivieren, daß für diesen Mitarbeiter spezifische Hinweise angezeigt werden sollen (unter <Datei – Parameter – Parameter Vorgang – Vorgang2>), und wie lange diese Hinweise gezeigt werden sollen.
Reisearten/Zielgebiete/Beförderung
Überarbeiten Sie <Basisdaten – Reisearten / Zielgebiete / Beförderungsarten> und ergänzen ggf. mit weiteren Kürzeln.
Achtung: als Ketten- / Kooperationsmitglied müssen Sie ggf. bei jedem neuen Kürzel einen von Ihrer Zentrale verwendeten Code im Feld <Code> mitdefinieren. Nur so kann es einheitliche, zentrale Auswertungen geben!
In den Standardbasisdaten zu <Reisearten>, <Zielgebieten> und <Beförderungsarten> gibt es eine kleine Klickbox, mit dem bestehende Einträge aus den Suchlisten im Vorgang ausgeblendet werden können. Außerdem bewirkt die Änderung eines Kürzels in den Basisdaten die Anpassung sämtlicher vorhandener Vorgänge (ähnlich wie beim Ändern von Veranstalterkürzeln).
Zielgebiete müssen nicht unbedingt immer identisch mit den Codes der Länder sein. Beispielsweise will man sicher aus statistischen Gründen das Land Spanien nicht als ein einziges Zielgebiet anbieten, sondern es z.B. in Balearen, Kanaren und Spanisches Festland unterteilen. In Basisdaten <Zielgebiete> geben Sie in solchen Fällen in <Land> das entsprechende Länderkürzel an, zu dem dieses Zielgebiet gehört und bereiten somit ebenfalls die Länderstatistik vor.
Gibt es zu einem Zielgebiet wichtige Hinweise, die der Expedient bei Buchung wissen sollte, können Sie sie unter <Notizen> hinterlegen und auf automatische Wiedervorlage setzen.
In den Zielgebieten können Sie unter <Land> mit <?> + <Tab> eine Suchliste der hinterlegten Länderdaten abrufen. Dadurch wird die Verknüpfung der Zielgebiete mit der Länderdatenbank gewährleistet.
Bausteinverwaltung
In der Bausteindatenbank unter <Basisdaten – Bausteine> gibt es fünf Felder sowie zehn Statusfelder zur Sortierung. Nach diesen Feldern kann gesucht werden, so daß eine umfangreiche Bausteindatenbank mit Kontingentinformationen erfaßt werden kann. Dabei können die komplette <Leistung> und auch die <Kopfdaten> eines Bausteins definiert werden, die bei Übernahme mit Doppelklick den Vorgang schon komplett füllen. Bei der Übernahme eines Bausteins in die Reiseanmeldung kann der Bausteincode als Veranstalterproduktart übernommen werden.
In den Bausteinen gibt es ein weiteres Feld <Optionen>. Wird also eine Reiseanmeldung mit einer Bausteinleistung angelegt und als Option gespeichert, reduziert sich zwar das Kontingent des betroffenen Bausteins, aber nicht im Bereich der gebuchten Bausteine, sondern als optionierter Baustein. Wird die Option später in eine Buchung geändert, reduziert sich die Zahl der optionierten Bausteine zugunsten der fest gebuchten Bausteine.
In der Bausteindatenbank unter <Basisdaten – Bausteine> gibt es fünf Felder sowie zehn Statusfelder zur Sortierung. Nach diesen Feldern kann gesucht werden, so daß eine umfangreiche Bausteindatenbank mit Kontingentinformationen erfaßt werden kann.
Dabei können die komplette <Leistung> und auch die <Kopfdaten> eines Bausteins definiert werden, die bei Übernahme mit Doppelklick den Vorgang schon komplett füllen. Bei der Übernahme eines Bausteins in die Reiseanmeldung kann der Bausteincode als Veranstalterproduktart übernommen werden.
In den Bausteinen gibt es ein weiteres Feld <Optionen>. Wird also eine Reiseanmeldung mit einer Bausteinleistung angelegt und als Option gespeichert, reduziert sich zwar das Kontingent des betroffenen Bausteins, aber nicht im Bereich der gebuchten Bausteine, sondern als optionierter Baustein. Wird die Option später in eine Buchung geändert, reduziert sich die Zahl der optionierten Bausteine zugunsten der fest gebuchten Bausteine.
Hoteldatenbank
In der Hoteldatenbank gibt es 3 frei editierbare Felder.
In der Hoteldatenbank konnte man früher neue Hotels nur dann anlegen, wenn nicht nur der Hotelcode eindeutig war, sondern auch der Name durfte nur ein einziges Mal in der Datenbank auftauchen. Inzwischen lassen sich Hotels auch dann anlegen, wenn sie alle den gleichen Namen tragen, sich aber über den <Startcode> unterscheiden. Dies ist insbesondere bei Kettenhotels sinnvoll, die alle den gleichen Namen tragen.
Mietwagenstationen
Unter <Basisdaten – Mietwagenstation> können Sie nach dem gleichen Prinzip wie bei der Hoteldatenbank beliebig viele Mietwagenstationen erfassen. Diese Stationen sind dann in den Mietwagenleistungen zugänglich. Der Stationscode muß in <Office/Büro> eingegeben werden.
In der Reiseanmeldung kann man in der Leistung <Mietwagen> mit <? + TAB> auf die hinterlegten Mietwagenstationen zugreifen. Dieses Zusatzmodul hilft Ihnen beim Erstellen von Mietwagenvouchern und anderen Belegen, da auf die in der Datenbank hinterlegten Daten zugegriffen wird.
